किसी को भी एक्सेल प्रो में बदलने के लिए 20 टिप्स
एक्सेल प्रो बनने के लिए टिप्स खोज रहे हैं?
ऑफिस में एक्सेल में महारत हासिल करने की अहमियत को कोई नकार नहीं सकता।
हालांकि, शुरुआती और अनुभवी दोनों उपयोगकर्ता सभी उपयोगी युक्तियों को जरूरी नहीं जानते हैं।
तो यहाँ है आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रो में बदलने के लिए 20 टिप्स और ट्रिक्स:
1. सभी को चुनने के लिए एक क्लिक
आप अपने कीबोर्ड पर Control (Ctrl) + A शॉर्टकट का उपयोग करके सभी सेल का चयन करना जान सकते हैं।
लेकिन बहुत कम उपयोगकर्ता जानते हैं कि कोने के बटन के सिर्फ एक क्लिक के साथ, जैसा कि नीचे दिखाया गया है, सभी डेटा तुरंत चुन लिए जाते हैं।
2. एक ही समय में कई फाइलें खोलें
जब आपको एक ही समय में कई फाइलों का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें एक-एक करके खोलने के बजाय, उन सभी को 1 क्लिक से खोलने की एक तरकीब है।
उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप खोलना चाहते हैं और एंटर कुंजी दबाएं। सभी फाइलें एक साथ खुलेंगी।
3. एकाधिक एक्सेल फाइलों के बीच स्विच करें
जब आपके पास कई स्प्रैडशीट खुली हों, तो उनके बीच स्विच करना बहुत सुविधाजनक नहीं होता है।
और अगर आपको गलत फाइल का उपयोग करने का दुर्भाग्य है, तो आप अपने पूरे प्रोजेक्ट से समझौता कर सकते हैं।
फ़ाइलों के बीच आसानी से स्विच करने के लिए Ctrl + Tab शॉर्टकट का उपयोग करें।
4. मेनू में एक नया शॉर्टकट जोड़ें
डिफ़ॉल्ट रूप से शीर्ष मेनू में 3 शॉर्टकट हैं जो सहेजें, पूर्ववत करें और फिर से करें।
लेकिन अगर आप उदाहरण के लिए कॉपी और पेस्ट जैसे अधिक शॉर्टकट का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप उन्हें इस तरह जोड़ सकते हैं:
फ़ाइल -> विकल्प -> टूलबार -> त्वरित पहुँच और बाएँ से दाएँ कॉलम में कट और पेस्ट जोड़ें और सहेजें।
फिर आपको शीर्ष मेनू में 2 शॉर्टकट जोड़े गए दिखाई देंगे।
5. सेल में एक विकर्ण रेखा जोड़ें
जब आप उदाहरण के लिए ग्राहक पतों की सूची बनाते हैं, तो आपको पहली सेल में एक विकर्ण विभाजन रेखा बनाने की आवश्यकता हो सकती है।
यह कॉलम और पंक्ति की जानकारी के बीच अंतर करने के लिए उपयोगी है। परन्तु तुमसे यह कैसे होता है?
सेल पर राइट क्लिक करें, फिर फॉर्मेट सेल, बॉर्डर्स पर क्लिक करें, और अंत में नीचे दाईं ओर (नीचे की ओर विकर्ण) बटन पर क्लिक करें और मान्य करें।
6. एक ही समय में कई कॉलम या पंक्तियाँ जोड़ें
निश्चित रूप से आप जानते हैं कि एक नई पंक्ति या एक नया कॉलम कैसे जोड़ना है।
लेकिन यह तरीका बहुत समय बर्बाद करता है। क्योंकि आपको ऑपरेशन को जितनी बार कॉलम या पंक्तियों को जोड़ना है उतनी बार दोहराना होगा।
सबसे अच्छा समाधान एकाधिक कॉलम या एकाधिक पंक्तियों का चयन करना है, फिर चयन पर राइट क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "सम्मिलित करें" चुनें।
फिर नई पंक्तियों को पंक्ति के ऊपर या आपके द्वारा पहले चुने गए कॉलम के बाईं ओर डाला जाएगा।
7. कई सेल से डेटा को जल्दी से स्थानांतरित करें
यदि आप किसी वर्कशीट में डेटा के कॉलम को स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो सबसे तेज़ तरीका कॉलम चुनना है और फिर अपने पॉइंटर को कॉलम के किनारे पर रखना है।
और जब यह क्रॉस किए हुए तीरों के आकार में एक आइकन में बदल जाता है, तो उस पर क्लिक करें और जहां चाहें कॉलम को स्वतंत्र रूप से स्थानांतरित करने के लिए दबाएं।
क्या होगा यदि आपको डेटा कॉपी करने की भी आवश्यकता है? कॉलम को स्थानांतरित करने से पहले बस कंट्रोल (Ctrl) कुंजी दबाएं। नया कॉलम सभी चयनित डेटा को कॉपी करेगा।
8. जल्दी से खाली सेल हटाएं
काम के लिए जानकारी भरते समय, कभी-कभी डेटा गायब हो जाता है। नतीजतन, कुछ कोशिकाएं खाली रहती हैं।
यदि आपको अपनी गणना को सही रखने के लिए उन खाली कोशिकाओं को हटाने की आवश्यकता है, खासकर जब आप औसत हैं, तो सबसे तेज़ तरीका सभी खाली कोशिकाओं को फ़िल्टर करना और उन्हें 1 क्लिक के साथ निकालना है।
वह कॉलम चुनें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं, फिर डेटा और फ़िल्टर पर क्लिक करें। अचयनित पर क्लिक करें और खाली सेल नामक अंतिम विकल्प चुनें।
इस प्रकार सभी खाली कोशिकाओं का चयन किया जाता है। उन्हें गायब करने के लिए आपको बस उन्हें हटाना होगा।
9. रफ सर्च कैसे करें
आप जान सकते हैं कि Ctrl + F शॉर्टकट का उपयोग करके त्वरित खोज कैसे चालू करें।
लेकिन क्या आप जानते हैं कि प्रतीकों का उपयोग करके किसी न किसी प्रकार की खोज करना संभव है? (प्रश्न चिह्न) और * (तारांकन)?
ये प्रतीक तब उपयोग के लिए हैं जब आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप क्या परिणाम खोज रहे हैं। प्रश्न चिह्न का उपयोग एक वर्ण और तारांकन को एक या अधिक वर्णों के लिए प्रतिस्थापित करने के लिए किया जाना है।
और यदि आप सोच रहे हैं कि प्रश्नवाचक चिह्न या तारांकन कैसे देखा जाए, तो बस नीचे की तरह इसके सामने लहर चिह्न ~ जोड़ दें।
10. कॉलम से यूनिक वैल्यू कैसे निकालें
क्या आपके पास कभी एक सरणी है जहां आप एक कॉलम से अद्वितीय मान निकालना चाहते हैं?
आप शायद एक्सेल के फ़िल्टर फ़ंक्शन से परिचित हैं, लेकिन बहुत से लोग उन्नत फ़िल्टर का उपयोग नहीं करते हैं।
हालांकि, यह एक कॉलम से अद्वितीय मान निकालने के लिए उपयोगी है। संबंधित कॉलम पर क्लिक करें और फिर डेटा -> उन्नत पर जाएं। एक पॉप-अप दिखाई देगा।
इस पॉप-अप में, किसी अन्य स्थान पर कॉपी करें पर क्लिक करें। फिर कॉपी टू फील्ड में भरकर चुनें कि आप अद्वितीय मूल्यों को कहां कॉपी करना चाहते हैं। इस फील्ड को भरने के लिए आप सीधे अपने चुने हुए क्षेत्र पर क्लिक कर सकते हैं। यह सटीक मानों में टाइप करने से बचता है।
आपको बस इतना करना है कि बिना डुप्लीकेट बॉक्स के एक्सट्रैक्शन को चेक करें और ओके पर क्लिक करें। अद्वितीय मान तब आपके द्वारा निर्दिष्ट कॉलम में कॉपी किए जाएंगे और इस प्रकार प्रारंभिक कॉलम में डेटा के साथ तुलना की जा सकती है।
इस कारण से, यह अनुशंसा की जाती है कि आप अद्वितीय मानों को एक नए स्थान पर कॉपी करें।
11. डेटा सत्यापन फ़ंक्शन के साथ दर्ज किए गए डेटा को प्रतिबंधित करें
डेटा स्थिरता बनाए रखने के लिए, कभी-कभी आपको उन मानों को प्रतिबंधित करने की आवश्यकता होती है जो उपयोगकर्ता सेल में दर्ज कर सकते हैं।
नीचे दिए गए उदाहरण में, लोगों की आयु एक पूर्ण संख्या होनी चाहिए। और इस सर्वेक्षण में भाग लेने वाले सभी लोगों की आयु 18 से 60 वर्ष के बीच होनी चाहिए।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि इस आयु वर्ग के बाहर के प्रतिभागी डेटा दर्ज न करें, डेटा -> डेटा सत्यापन पर जाएं, और सत्यापन मानदंड जोड़ें।
फिर इनपुट संदेश टैब पर क्लिक करें और इस तरह एक संदेश दर्ज करें "कृपया अपनी आयु इंगित करने के लिए एक पूर्ण संख्या का उपयोग करें। आयु 18 से 60 वर्ष के बीच होनी चाहिए।"
इस प्रकार उपयोगकर्ताओं को यह संदेश तब प्राप्त होगा जब वे प्रभावित कोशिकाओं पर अपना माउस घुमाएंगे और यदि दर्ज की गई आयु इस आयु सीमा से बाहर है तो उन्हें एक चेतावनी संदेश प्राप्त होगा।
12. Ctrl + तीर बटन के साथ त्वरित नेविगेशन
जब आप कीबोर्ड पर Ctrl + किसी भी तीर कुंजी पर क्लिक करते हैं, तो आप पलक झपकते ही वर्कशीट के 4 कोनों पर जा सकते हैं।
यदि आपको अपने डेटा की अंतिम पंक्ति में जाने की आवश्यकता है, तो Ctrl + डाउन एरो पर क्लिक करने का प्रयास करें।
13. एक पंक्ति को एक कॉलम में बदलना
अपने डेटा को ऑनलाइन रहते हुए कॉलम में देखना चाहते हैं?
अपने सभी डेटा को फिर से टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। यहां है कि इसे कैसे करना है।
उस क्षेत्र को कॉपी करें जिसे आप कॉलम में बदलना चाहते हैं। फिर कर्सर को उस पंक्ति के सेल पर रखें जहाँ डेटा रखा जाना है।
एडिट करें फिर पेस्ट स्पेशल करें। ट्रांसपोज़्ड बॉक्स को चेक करें और ओके पर क्लिक करें। वहां आपके पास है, आपका डेटा अब एक कॉलम में प्रदर्शित होता है।
ध्यान दें कि यह ट्रिक एक कॉलम को एक रो में बदलने का भी काम करती है।
14. डेटा को ध्यान से छिपाएं
लगभग सभी एक्सेल उपयोगकर्ता राइट क्लिक करके और Hide को चुनकर डेटा छिपाना जानते हैं।
लेकिन चिंता की बात यह है कि इसे आसानी से देखा जा सकता है यदि आपके पास स्प्रैडशीट पर कम डेटा है।
डेटा को बड़े करीने से छिपाने का सबसे अच्छा और आसान तरीका एक विशेष सेल प्रारूप का उपयोग करना है।
ऐसा करने के लिए, उस क्षेत्र को चुनें जिसे मास्क किया जाना है और फिर फॉर्मेट सेल चुनने के लिए राइट क्लिक करें।
कस्टम चुनें और कर्सर को टाइप में रखें। कोड टाइप करें ";;;" बिना उद्धरण। ओके दबाओ। सेल की सामग्री अब अदृश्य है।
यह डेटा केवल फ़ंक्शन बटन के आगे पूर्वावलोकन क्षेत्र में दिखाई देगा।
15. कई कक्षों की सामग्री को 1 एकल . में संयोजित करें
एकाधिक कक्षों की सामग्री को संयोजित करने के लिए जटिल सूत्रों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। जब तक आप & प्रतीक का उपयोग करना जानते हैं, आपको चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
नीचे 4 कॉलम हैं जिनमें से प्रत्येक में अलग-अलग टेक्स्ट हैं। लेकिन आप उन्हें 1 में कैसे जोड़ते हैं?
उस सेल का चयन करें जहां आप परिणाम प्रदर्शित करना चाहते हैं। फिर स्क्रीनशॉट में नीचे दिखाए गए अनुसार & के साथ सूत्र का उपयोग करें।
अंत में Enter टाइप करें ताकि A2, B2, C2 और D2 की सभी सामग्री को 1 सिंगल सेल में जोड़ा जाए, जो LizaUSA25 @ देगा।
16. लोअरकेस से अपरकेस में बदलें
लोअरकेस से अपरकेस में बदलना चाहते हैं? इसे करने का एक सरल सूत्र यहां दिया गया है।
फ़ंक्शन फ़ील्ड में, नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाए गए अनुसार बस CAPITAL टाइप करें।
और अपरकेस अक्षरों को लोअरकेस में बदलने के लिए, SMALL टाइप करें। अंत में केवल पहले अक्षर पर कैपिटल लेटर डालने के लिए NOMPROPRE टाइप करें।
17. 0 . से शुरू होने वाला मान कैसे दर्ज करें
जब कोई मान शून्य से शुरू होता है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से शून्य को हटा देता है।
जैसा कि नीचे दिखाया गया है, पहले शून्य से पहले एक अक्षर जोड़कर इस समस्या को आसानी से हल किया जा सकता है।
18. स्वत: सुधार के साथ जटिल शब्दों को दर्ज करने में तेजी लाएं
यदि आपको टाइप करने के लिए जटिल टेक्स्ट को कई बार टाइप करने की आवश्यकता है, तो इसे करने का सबसे अच्छा तरीका स्वतः सुधार सुविधा का उपयोग करना है।
यह फ़ंक्शन स्वचालित रूप से आपके टेक्स्ट को सही टेक्स्ट से बदल देगा।
उदाहरण के लिए, इकोले पॉलीटेक्निक को लें, जिसे पॉली जैसे टाइप करने के लिए एक सरल शब्द से बदला जा सकता है। एक बार फ़ंक्शन सक्रिय हो जाने पर, हर बार जब आप पॉली टाइप करते हैं, तो इसे इकोले पॉलीटेक्निक में ठीक किया जाता है।
सुविधाजनक, है ना? इस फ़ंक्शन को सक्रिय करने के लिए, फ़ाइल -> विकल्प -> सत्यापन -> स्वचालित सुधार पर जाएँ। फिर नीचे दिखाए गए अनुसार सही टेक्स्ट से बदलने के लिए टेक्स्ट भरें:
19. स्वचालित गणना प्राप्त करने के लिए एक क्लिक
अधिकांश लोग जानते हैं कि औसत और योग जैसी रोचक जानकारी नीचे दाईं ओर स्थित स्थिति पट्टी पर नज़र डालकर आसानी से प्राप्त की जा सकती है।
लेकिन क्या आप जानते हैं कि आप कई अन्य स्वचालित गणना प्राप्त करने के लिए इस बार पर राइट क्लिक कर सकते हैं?
इसे आज़माएं और आप देखेंगे कि आपके पास एक विकल्प है।
20. डबल क्लिक का उपयोग करके वर्कशीट का नाम बदलें
वर्कशीट का नाम बदलने के कई तरीके हैं। अधिकांश लोग उस पर राइट क्लिक करते हैं और फिर नाम बदलें चुनते हैं।
लेकिन इसमें बहुत समय बर्बाद होता है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप जिस टैब का नाम बदलना चाहते हैं उस पर डबल क्लिक करें और सीधे यहां इसका नाम बदलें।
आप वहां जाएं, मुझे आशा है कि अब आप एक्सेल के साथ थोड़ा और सहज महसूस करेंगे :-)
ध्यान दें कि ये उदाहरण माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010 पर आधारित हैं लेकिन एक्सेल 2007, 2013 या 2016 पर भी अच्छी तरह से काम करना चाहिए।
एक्सेल को सस्ते में कहां से खरीदें?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को सस्ते में खरीदना चाहते हैं?
इसलिए मैं Office 365 सुइट की अनुशंसा करता हूँ जिसमें Excel सॉफ़्टवेयर शामिल है। आप इसे यहां 65 € से कम में पा सकते हैं।
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